案内状・招待状メールの書き方

招待状・案内状を作成するうえでのポイント

このページは、招待状・案内状（案内文）メールを作成するうえでのポイントをまとめています。

忘年会や新年会の案内、歓送迎会の案内、展示会の案内のように、各種会合・催し物・行事・イベント・パーティー等の案内状メール（案内通知状メール）は、社内メール・社外メールを問わず頻繁に利用されます。

各種催し物・式典・会合・イベント・行事等に、日ごろお世話になっている方を招待する場合、感謝の気持ちをこめて招待状を送ります。

Eメール文章の書き方の文例一覧はこちら
⇒ Eメール文章の書き方

招待状・案内状メールは、日ごろの感謝の気持ちをこめて送りましょう。

メールを送る場合は、相手のスケジュールや準備期間等を考慮し、３週間前（遅くとも２週間前）には相手に届くように送りましょう。

特に、相手に祝辞や挨拶をお願いする場合や、出欠の返事を求める場合には、細心の注意をはらいましょう。

大切な取引先やお客さまを招待する場合のように、正式な文書による招待状のほうがメールを送るよりも適切な場合があります。

また、メールだけで済まさずに、追って電話での連絡を行うべき場合もあります。

メールを送信する前には、ＴＰＯをよく考えましょう。

Eメール文章の書き方の文例一覧はこちら
⇒ Eメール文章の書き方

このサイトのトップページはこちら
⇒ 文例書式ドットコム(TOP)
掲載文例の一覧をご確認いただけます。

メールは、日時（開催日・開催時間）等を正確に記し、箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。

メールであれば、地図や写真を簡単に添付できますので、場所に関しては、住所の記載だけでなく、案内図を添付する等の配慮しましょう。

その催し物・行事の魅力等を簡潔にまとめ、参加を促す文面になるように工夫しましょう。

イメージ画像を添付すればより魅力が伝わります。

また、参加者への特典等がある場合には、その旨を伝えましょう。

メールを送信する前には、必ず内容を確認し、相手に失礼な内容がないか、誤解を招く表現はないか、社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間等の情報は正確であるか等、必ずチェックしましょう。

メールの場合は、イベント直前の再告知も簡単にできます。多くの集客を期待する場合は、さりげなく再告知しても良いでしょう。

最近は、パソコンとスマートフォンの両端末でメールを受信し、外出時の空き時間や催物会場に向かう際に、スマートフォンで時間や場所等を再確認する方が増えています。

スマートフォンの画面でも読みやすいように、スッキリした文章を心がけましょう。