報告書メールの書き方

「会議の報告書」のEメール文例


このページは、「会議の報告書」のEメール文章の書き方(雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文)をご提供しています。また、文例書式の他、「会議の報告書」のEメールを作成する上でのポイントや留意事項(注意点)についてもご提供しています。

「会議の報告書」の参考文例は、このページの後半に掲載しています。

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「会議の報告書」のメールについて

会議を行った場合は、会議の記録として保存するための「議事録」を作成します。

しかし、議事録署名人による「議事録」の内容確認等の作業があるため、会議の終了直後に「議事録」が完成するケースは稀です。

そのため、会議の結果をいち早く知らせる手段としてメールによる報告が頻繁に行われています。

この場合、報告を受ける側が知りたい情報は、議事の経過(審議内容)と議決の結果(決定事項)ですから、この点については正確に記載し報告するようにしましょう。

会議の議題によっては、出席者以外に秘密にすることや、メールによる取り扱いを禁止すること、資料の持ち出しを禁止することもありますので、自分で判断ができない事項については、議長または上司に確認の上報告するようにしましょう。

会議の正式な記録は、あくまで議事録ですから、議事録の作成が完了した際は、議事録の内容を確認してもらうようにしましょう。

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会議の報告書メールの参考文例

以下参考文例です。

件名(subject) 【 〇〇〇〇会議の報告書 】
※件名(subject)は、具体的にかつ簡潔に書きましょう。
※会社で統一フォーマットが定められている場合は、定められたものを用いましょう。

〇〇部
定型文治郎部長
※部署名・担当者名は正確に書きましょう。
※箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。

標記につきまして、下記のとおり報告いたします。
1.審議事項
 第1号議案 〇〇〇〇
 第2号議案 〇〇〇〇
2.開催日時
 平成〇年〇月〇日
 午前〇時〇分~午前〇時〇分
3.開催場所
 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3 本社2階・第一会議室
4.出席者 〇〇〇〇・〇〇〇〇・〇〇〇〇
5.議事の経過の概要 〇〇〇〇
6.議決の結果 〇〇〇〇
7.次回開催予定
 平成〇年〇月〇日 午前〇時〇分~午前〇時〇分
8.備考 〇〇〇〇
※配布資料等、添付可能なものがあれば添付します。


〇〇部〇〇課
雛形友造
メールアドレス 〇〇〇〇@〇〇〇〇
内線 〇〇〇〇
※社内で定められた様式の署名を付しましょう。

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