報告書メールを作成するうえでのポイント
このページは、報告書メールを作成するうえでのポイントをまとめています。
事実・経緯・結果を正しく伝えるために「報告書やレポート」を提出する機会は、数多くあります。最近では、社内のペーパーレス化に伴い、メールによる報告・レポートを行うところも増えていますのでしっかりマスターしておきましょう。
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利用頻度の高い報告書には、以下のようなものがあります。
報告メール・報告書の基本は、相手の求める情報や事実を分かりやすく相手に伝えることですが、報告メール・報告書の作成を苦手にしている場合、作成に必要以上の時間を費やし、業務効率の悪化を招くおそれがありますので、統一フォーマットを定め、文章の構成等の負担を軽減する工夫をしましょう。利用頻度の高い報告書
研究会参加報告書・研修会受講報告書・セミナー受講報告書講演会参加報告書・勉強会参加報告書・検査結果報告書
研究結果報告書・実験結果報告書・会議の報告書
業務の進行状況の報告書・出張報告書・業務災害報告書
見学（視察）の報告書・業務日報・業務週報・故障箇所の報告書
クレーム処理報告書・事故報告書・営業報告書・信用調査報告書
企画内容の報告書 等
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報告メール・報告書のポイントとマナー
報告メールは、事実・経過・結果等を正しく伝える必要があります。そのため、事実と異なる内容や、誤解を招く表現がないかしっかりチェックする必要があります。
報告メールには、「自分の日々の業務を報告するもの」や「会議の報告のように、記録を報告するもの」、「調査報告書のように、指示された事項を報告するもの」等、様々な目的がありますので、その目的に応じたまとめ方をする必要があります。
報告メールでは、「結果」や「結論」等、報告を受けた側が一番知りたいことを、最初に伝えるようにしましょう。また、報告メールのタイトルは、一目で何の報告メールであるか分かるように工夫しましょう。
報告メールは、報告するタイミングが重要です。遅すぎる報告メールは、報告書としての役割を果たしませんので、迅速に報告するようにしましょう。
報告メールに自分の意見を盛り込む場合には、根拠を示したうえで行いましょう。
報告メールには、読みやすくするために箇条書きを用いる等の工夫をしましょう。また、必要に応じて、写真・グラフ・資料等を添付しましょう。
報告メールには、曖昧な内容、抽象的な表現は不要です。事実がもれなく具体的に盛り込まれているかを確認し、報告を受ける側の立場で読み直しましょう。
報告メールを送る前に、電話・口頭で報告することの概要を伝えておくべきケースもありますので、ＴＰＯには十分注意をはらいましょう。