このページは、社内メールを作成するうえでのポイントをまとめています。

「社内メールの書き方」は、社内メール文書の中でも使用頻度の高い届出書・願出書（願い出書）、通知書・通知状・お知らせ、申請書・申込書、会議の招集通知（会議の開催通知）などの雛形・様式・文例・書式・テンプレート・フォーマットをご提供しています。

Eメール文章の書き方の文例一覧はこちら
⇒ Eメール文章の書き方

社内メールについて

「社内メール」は、社外メールや社交メールのような対外的な文書と異なるため、実用本位な文章で作成されます。
社内メールおよび社内のメールシステムは、あくまで、会社の業務を円滑にすすめるためのものなので、私用で利用することは厳禁です。

社内メールのメリット

デジタルデータであるメールには、紙の文書と比較して、様々なメリットがあります。
(1)メールは紙の文書のようにかさばることがなく、保管や整理が楽である。
(2)メールは、同時に複数の人に配信できます。
(3)メールは、画像やデータ等を添付し送信することが出来る。
(4)メールは、２４時間いつでも送信できる。夜間でも送信できます。

社内メールは、万能のツールではない

社内メールは、紙の文書と比較して、多くのメリットがありますが、万能のツールではありません。電話との併用や、あえて、紙の文書で用件を伝える等の配慮が必要です。

社内メールを利用するうえでのポイントとマナー

(1)社内メールは、１案件で１つのメールとしましょう。
(2)社内メールは、社外メールのような対外的文章とは異なり、儀礼的な文章は用いず、用件をストレートに書き始めます。しかし、緊急の通知となる場合や社員の協力を求める場合には、受け取る側への心配りが読み取れるように工夫する必要があります。
(3)社内メールを作成する際には、日々忙しく業務に追われている人に対しても、用件が正しく伝わるよう、箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をし、簡潔な文面にしましょう。
(4)社内メールの件名は、一目でメールの内容がわかるよう工夫し、簡潔にしましょう。
(5)社内メールの宛名には、一般的に「社員各位」や「関係各位」などを用います。役職者個人宛に送る場合は、役職名は敬称として扱われるので、「〇〇部長」や「〇〇課長」等のようにします。「〇〇部長様」や「〇〇課長殿」等のように「役職名の後に様や殿をつける」のは誤りです。
(6)社内メールを送信する前には、「間違った内容」や「誤解される表現」がないか等、内容を十分に確認しましょう。「間違った内容」や「誤解される表現」があると、業務に支障をきたすことがあるので十分注意しましょう。

整備しておきたい社内メールの統一フォーマット

社内メールは、社内で統一フォーマット（雛形・書式）を定め、社員全員が同じフォーマット（雛形・書式）を利用できるよう準備しておくと、文書作成の手間を省くことが出来、業務の効率が上がります。
以下にあげるものは、利用頻度が高いので、社内で統一フォーマットとして整備しておくと便利です。
・通知書（お知らせ）
・報告書 （研究会参加報告書・勉強会参加報告書・研修会参加報告書・ 講演会参加報告書・研究報告書・セミナー参加報告書・検査結果報告書）
・申請書（勉強会参加申請書・備品購入申請書・講演会参加申請書・物品購入申請書・セミナー参加申請書・入寮申込書
研修会参加申請書・社宅入居申込書）
・招集通知（会議の招集通知）
・願い書（早退願・遅刻願・欠勤願・外出願・休職願・休暇願・復職願）
・届出書（住所届・住所変更届・早退届・遅刻届・死亡届 ・氏名変更届・結婚届（婚姻届）・欠勤届 ・離婚届・外出届・休暇届・出生届）