このページは、招待状を作成するうえでのポイントをまとめています。

「招待状の書き方」は、ビジネス文書の中でも使用頻度の高い招待状の雛形・様式・文例・書式・テンプレート・フォーマットをご提供しています。

また、招待状を作成する上での注意事項等についても触れていますので、ご活用ください。

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案内状と招待状の違いについて

「案内状」と「招待状」という言葉は、区別せずに使うこともありますが、ビジネスシーンで使う場合は区別すべきです。

「案内状」は、催し物やイベントが開催されることをお知らせするものです。

一方、「招待状」は、催し物やイベントが開催されることをお知らせするとともに、来賓としてお招きするものです。
そのため、一般的に「招待状」には、「入場料や会費」に関することは書きません。また、お招きする以上、十分なおもてなしが出来るよう出欠を確認する文言を入れることもあります。

招待状を作成するうえでのポイント(1)

ビジネス文書の中でも、招待状・招待文は、社交文書・儀礼文書として扱われ、パーティー・謝恩会・懇親会・祝賀会・祝宴・各種会合等を通じて、取引先やお得意様に日ごろの感謝の気持ちを伝え、良好な関係を保つための重要な役割を持った文書です。そのため、押しつけがましい文面にならないように気を使い、簡潔な中にも謙虚さ・丁寧さが感じられる文面としましょう。

招待状は、単なる案内状と異なり、特にお世話になっている方を、特別にイベント等に招くための文書です。そのため、招待される側に失礼のない文面であることはもちろんですが、イベント等の内容にも万全の配慮をする必要があります。

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招待状を作成するうえでのポイント(2)

招待状・招待文の記載項目の中でも、イベントに関する告知は最も大切な部分となります。
日時（開催日・開催時間）等を正確に記し、箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。
場所に関しては案内図を添付する等の配慮が必要です。

招待状・招待文は、参加・出席を強要するものではありません。
その催し物・行事の魅力等を簡潔にまとめ、参加を促す文面になるように工夫しましょう。
また、参加者への特典等がある場合には、その旨を伝えましょう。

招待状・招待文を送る前には、必ず内容を確認し、相手に失礼な内容がないか、誤解を招く表現はないか、社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間等の情報は正確であるか等、必ずチェックしましょう。

招待状・招待文を送る際には、招待される側のスケジュールや準備期間等を考慮し、３週間前（遅くとも２週間前）には相手に届くように送りましょう。特に、相手に祝辞や挨拶をお願いする場合や、出欠の返事を求める場合には、細心の注意をはらいましょう。

招待状・招待文は、通常、封書にて郵送しますが、責任ある立場の者が直接持参し手渡すべき場合もあります。招待状・招待文を送る場合には、細心の注意をはらいましょう。