このページは、挨拶状・挨拶文を作成するうえでのポイントをまとめています。

「挨拶状・挨拶文の書き方」は、ビジネス文書の中でも使用頻度の高い挨拶状の雛形・様式・文例・書式・テンプレート・フォーマットをご提供しています。

また、挨拶状・挨拶文を作成する上でのポイントや注意事項等についても触れていますので、ご活用ください。

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挨拶状・挨拶文を作成するうえでのポイント

「挨拶状・挨拶文」は、儀礼文書です。そのため、頭語・時候の挨拶・安否の挨拶・慶祝の挨拶を充実させ、相手への感謝の言葉を盛り込み、礼儀正しく改まった文章になるよう心がけましょう。また、挨拶状を送るに至った経緯や理由、決意や今後の抱負等を盛り込み、今後の支援を願う気持ちを伝えましょう。

「挨拶状・挨拶文」には、ＰＲ的要素を盛り込むことが出来ます。その場合には、儀礼文としての品位を損なわない範囲で、地図や取扱品目・経歴等を簡潔に盛り込みましょう。

「挨拶状・挨拶文」は、送るタイミングが大切です。遅すぎる「挨拶状・挨拶文」では、いい印象を与えることは出来ません。なるべく早く送るように心がけましょう。特に、案内状的役割を持つ「挨拶状・挨拶文」の場合は、相手のスケジュール等に配慮し、送る必要があります。

「挨拶状・挨拶文」は、形式的で堅苦しい文章になりがちですが、あまり形式にとらわれると、読みにくい印象を与えてしまいます。漢字を多用した文章も同様に読みにくい印象を与えてしまいますので、注意しましょう。

「挨拶状・挨拶文」において、住所・地名・日付・時間・数量等の重要な情報には、別紙や箇条書きを用いるなど、読みやすくする工夫をしましょう。また送る前には、必ず内容を再確認し、相手に失礼な内容がないか、社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間・数量等の情報は正確であるか等、必ずチェックしましょう。

正式な挨拶は、直接出向いて行うものです。文書での挨拶は、略式の儀礼であることをふまえ、「略儀ながら書中にて、儀挨拶まで申し上げます。」等、略儀を詫びる姿勢も大切です。

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ビジネスシーンで用いる挨拶状を作成する上でのポイント

１．挨拶文としての礼儀正しさを強調しつつ、ＰＲ的要素をさりげなく盛り込むこと
２．正確にわかりやすく書くこと
３．支援や協力を求めるときは、文末で丁寧に願い出ること
４．文書での挨拶は、略式である旨を述べ、一言詫びる気持ちを添えること

ビジネスシーンで用いる挨拶状の形式

１．書き出し・・・「拝啓」・「謹啓」などの頭語で書き始める 。
２．時候の挨拶（「陽春の候、皆さまにはますますご清栄のこととお喜び申しあげます。」等）・感謝の言葉（「平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。 」等）を述べ、本文に入る。
３．文末には、 「何とぞ、格別のご支援、お引立てを賜りますようお願い申し上げます。」等の挨拶を添える。

ビジネス文書としての挨拶状・挨拶文の基本形

以下参考文例です。

時候の挨拶

１月（睦月）・新春の候　・初春の候　・頌春の候
２月（如月）・余寒の候　・春寒の候　・晩冬の候
３月（弥生）・早春の候　・春寒の候　・浅春のみぎり
４月（卯月）・陽春の候　・春暖の候　・桜花爛漫の候
５月（皐月）・新緑の候　・初夏の候　・立夏の候
６月（水無月）・梅雨の候　・初夏の候　・五月雨の候
７月（文月）・梅雨の候　・初夏の候　・五月雨の候
８月（葉月）・残暑の候　・残夏の候　・暮夏の候
９月（長月）・初秋の候　・秋涼の候　・新涼の候
１０月（神無月）・秋冷の候　・寒露の候　・紅葉の候
１１月（霜月）・深秋の候　・晩秋の候　・初霜の候
１２月（師走）・寒冷の候　・師走の候　・初冬の候