このページは、督促状・督促文を作成するうえでのポイントをまとめています。

「督促状の書き方」は、各種督促状の雛形・様式・文例・書式・テンプレート・フォーマットをご提供しています。

また、督促状・督促文を作成する上でのポイントや注意事項等についても触れていますので、ご活用ください。

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督促状・督促文について

督促状・督促文は、追及状とも言われ、請求書（請求状）を送付した後、請求内容を相手がなかなか履行しない場合に、実行を促す目的で送る文書です。

相手との円滑な関係を取り戻す役割を持った文書でもあるため、冷静に事実を確かめ、感情的になって相手の非を責めることがないように配慮し、トラブルに発展しないように細心の注意を払って作成しましょう。

「督促状」を作成する上でのポイント(1)

督促状では、相手に対して当方が困惑している状況を示し、スピーディーに対応してもらえるようにしましょう。

また、文書を送るだけでなく、電話をかけたり相手方を訪問する等の行動が必要になります。

督促状を送るということは、一社員として督促を行うものではなく、会社として正式に督促・追及を行うということです。

そのため、督促文の内容はもちろん、督促文を送った後の対応等、しっかり検討した上で送るようにしましょう。

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「督促状」を作成する上でのポイント(2)

督促状には、客観的かつ具体的な事実や経緯の説明が必要になります。そのため、焦ることなく事実関係をじっくり把握しタイミングよく送りましょう。

督促する案件によっては、解決策や要望を提示することも考えなければなりません。

督促状を送ったにもかかわらず、相手が誠意ある対応を行わないこともあります。そのような場合には、法的手段を講じる必要が出てきます。

督促状、法的手段に訴えた場合の証拠となりますので、相手の対応次第で配達記録や内容証明を利用することも検討する必要があります。

明らかに相手に非がある場合であっても、相手との関係等により、文書による督促を控えたほうがよいケースがあります。督促状・督促文を送る場合には、細心の注意を払いましょう。

督促状の基本形式

以下は、「会費納入の督促状」ですが、督促状の基本形式は次のようになります。