報告書メールの書き方

「故障箇所の報告書」のEメール文例


このページは、「故障箇所の報告書・故障発生報告書」のEメール文章の書き方(雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文)をご提供しています。また、文例書式の他、「故障箇所の報告書・故障発生報告書」のEメールを作成する上でのポイントや留意事項(注意点)についてもご提供しています。

「故障箇所の報告書」の参考文例は、このページの後半に掲載しています。

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「故障箇所の報告書」について

器具や機械が故障した場合は、すぐに修理をしなければ、事業に影響が出る可能性があります。

そのため、故障を確認した場合は、いち早く故障の箇所等を担当部署に報告しましょう。

また、故障個所の修理が完了した場合にも、関係部署への連絡を行うために、速やかに担当部署に報告する必要があります。

事業活動に大きな影響を与えるものですから、報告事項や報告経路を社内で明確に定めておきましょう。

「故障箇所の報告書」のポイント

「故障箇所の報告書」を作成するうえでのポイントや留意事項について。

機械や器具が故障した場合は、部品の手配や修理に必要な工具の手配が必要になります。

そのため、報告書においては、文章だけでなく故障個所の写真を添付するなど、担当部署が速やかに対応でき、一刻も早く修理ができるように配慮しましょう。


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故障箇所の報告書メールの参考文例

以下「故障箇所の報告書」参考文例ですが、障害発生、不具合発生の報告書にも応用できます。

件名(subject) 【 故障箇所の報告書 】
※件名(subject)は、具体的にかつ簡潔に書きましょう。
※会社で統一フォーマットが定められている場合は、定められたものを用いましょう。

〇〇部
定型文治郎部長
※部署名・担当者名は正確に書きましょう。
※箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。

標記につきまして、下記のとおり報告いたします。
1.故障発生日時 平成〇年〇月〇日午前〇時〇分
2.故障発生箇所
 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
 本社〇〇工場・第一〇〇製造ライン
3.故障発生状況
 〇〇〇〇に〇〇〇〇の不具合が発生
4.故障発生原因
 〇〇〇〇〇〇〇〇のため
※故障個所の修理が完了した場合は、以下の事項などを報告します。
5.故障への対応
 平成〇年〇月〇日午前〇時〇分
 〇〇〇〇部品を新品(在庫有)に交換 以後正常に稼動
6.今後の対策等 〇〇〇〇
7.修理費用等 添付ファイルのとおり
8.修理担当者 甲野三郎・〇〇〇〇
9.検査責任者 雛形友造
10.備考 〇〇〇〇


〇〇部〇〇課
雛形友造
メールアドレス 〇〇〇〇@〇〇〇〇
内線 〇〇〇〇
※社内で定められた様式の署名を付しましょう。

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